Manuál k oficiálním srazům aneb co je potřeba při organizaci

[MilanF1]

Tento manuál je určen všem, kteří uvažují, že by organizovali oficiální víkendový sraz Peugeot Clubu, ale neví, co to obnáší. Případně pro již známé organizátory, kteří si nejsou jisti, zda mají vše připravené.

Jsou 2 fáze přípravy srazu.

1. fáze – sepsání kandidátky do výběrového řízení

2. fáze – doladění programu a zajištění všeho ostatního

1. fáze:

Srazy Peugeot Clubu jsou vybírány na základě výběrového řízení. Do vypsaného data musí přijít kandidátka, za kterou stojí minimálně 2 řádní členové.

Výběrová řízení pro zimní a jarní sraz jsou vypisovány v srpnu; pro podzimní sraz v listopadu.

Kandidátka musí obsahovat:

- Termín srazu

- Místo konání

- Kapacitu ubytování

- Hrubý nástin programu

- Cenovou kalkulaci (ubytování, strava a program)

Běžně očekávaná účast na velkých srazech (jaro až podzim) je 80 až 120 lidí, podle toho vybírejte místo konání. Nejvhodnější je, aby celé ubytovací zařízení bylo pouze pro nás.

Je nutné, aby v místě byl prostor na parkování alespoň na 40 automobilů, nejlépe 50 a více.

Zimní srazy jsou s poloviční účastí (40-60 lidí), automobilů 20-30.

Koncipujte program, aby byl co nejzajímavější, využijte možností lokality, zapojte vlastní nápady.

2. fáze:

V této fázi musí organizátoři spolupracovat s vedením Peugeot Clubu, především se srazovým koordinátorem MilanemF1, na doladění všeho potřebného.

Při přípravě srazu je potřeba:

- Oznámit majiteli ubytovacího zařízení (kempu, penzionu, atd.), že u něj se bude konat sraz a závazně objednat termín.

- Zajistit snídaně a večeře + nápoje (nejlépe v rámci ubytovacího zařízení)

- Doladit program a dát mu časovou strukturu. Zajistit vše potřebné k programu.

- Připravit zvací článek na hlavní stranu.

- Před konáním srazu nutné převzít od MilanaF1 srazové vybavení (vlajky, transparenty, atd).

- Zajistit registraci účastníků po příjezdu (zaznamenání, kdo skutečně dorazil) + dořešit případné nedoplatky/přeplatky.

- Pokud se bude konat orientační závod, připravit jej + tisk itinerářů.

- Konzumace jídel může být zajištěna stravenkami (kontaktovat MilanaF1).

- Konzumaci nad rámec předem objednaného řešit konzumním lístkem + tisk konzumáků.

- Připravit design srazových samolepek (možné kontaktovat ChouLu) a zajistit tisk.

Na všechny výdaje spojené s ubytováním, jídlem a programem je potřeba zajistit doklady.

Výše podpory:

Výše podpory pro oficiální srazy je stanovena podle počtu osob v přihlašovadle v den ukončení přihlašování (15+).

0-49 = 3 000 Kč

50-99 = 6 000 Kč

100-149 = 9 000 Kč

150-200 = 12 000 Kč

200-249 = 15 000 Kč

K výběru poplatků za sraz bude použit klubový transparentní účet. V opodstatněných případech je možné požadovat předem zálohu (na rezervaci kempu, chaty, pensionu ... ), která bude proplacena proti faktuře.

Výsledek hospodaření srazu

Bude se vycházet z předběžné kalkulace, která je zaslána spolu s kandidátkou.

Pořadatel musí počítat s minimální očekávanou účastí a při tomto počtu lidí nesmí být sraz ztrátový. V případě vyššího počtu lidí (větší příjem peněz) musí být organizátor schopen připravit bohatší program.

Obvykle jsou pořadatelům propláceny i tyto náklady: pohonné hmoty, správní poplatky apod. S těmito náklady je též nutné počítat do kalkulace! Lze proplatit jen náklad, který bude doložen dokladem.

Cílem je, aby srazy nebyly ztrátové a zároveň organizátorům proplaceny adekvátní náklady spojené s organizací.

V případě vašich organizačních dotazů se obracejte na srazového koordinátora MilanaF1.

[upravil dne 11/8/13 11:51 od Schreek]

[Péťa]

Opravdu daňový doklad?

[Scratch]

takze podle tohoto manualu se prihlasim, vyhraju a pak pri komunikaci s majitelem ubytka zjistim, ze nema volno....

a nebo to udelam po svym...... zarezervuji a vse domluvim, sepisu kandidatku a nevyhraju a zrusim to a budu za blba....

no skoda, do zadnych takovych vyberek nejdu, aneb nechci dopadnout jako plzenaci.....

[Pe.Tr]

podpora se tedy vyplaci zpetne podle poctu zucastnenych?

[upravil dne 11/8/13 11:22 od Pe.Tr]

[Schreek]

Scratch: Děláš z toho moc velký drama! Proč si furt hledáš jen důvody proč do něčeho nejít?! Kandidátka nemusí být konkrétní, může obsahovat jen lokalitu a obecné informace, po nikom nechci aby měl vše už v době kandidátky zajištěno, proto jsou výběrová řízení vyhlášena s takovým předstihem. Podstatou je jen zjistit kdo by kde chtěl pořádat sraz!

Pe.Tr: Opraveno a ještě to asi trochu upřesním

Peta: Musím si to ještě ověřit, ale daňový asi opravdu nebude nutnost.

[upravil dne 11/8/13 11:41 od Schreek]

[Scratch]

no nedelam drama, ale nez se do neceho pustim, tak si to overim, protoze se nepoustim do neceho, co nemam v tomto pripade overene (treba ubytko). Obecne proste nehovim temto vyberkam....

[Schreek]

Ber to tak, že pokud někdo chce pořádat sraz tak se přihlásí. Řekni mi jiný vhodný způsob jak hledat organizátory?

[Medvěd]

Scratchi - je nějaký zásadní problém vykonat telefonát cca tohoto znění?

Dobrý den, pane vedoucí. Rád bych ve Vašem penzionu uspořádal cca v polovině února zimní sraz Peugeot-clubu. Na takovou akci jezdí řádově kolem 50ti osob, jaký mi dáte poslední termín k potvrzení účasti? Je možné, že budu mít nějaké protikandidáty, ale dejme tomu do konce října budu 100% vědět, zda jsem vyhrál já (tedy využijeme Vaše zařízení) nebo zda se členům více líbila \"konkurenční\" nabídka. V tom případě je docela možné, že bych Vás třeba opět kontaktoval příští rok v létě. Pošlete mi, prosím, do mailu rozdělení pokojů (kolik a jak vybavených máte) a cenovou mapu, abychom měli základ pro další jednání

Kolik takový telefon sežere času? 5 minut - a to přeháním

[Scratch]

hmmm, protoze treba konkretne na zimni sraz jsme s majitelem kempu jednali uz rok dopredu a a upekli to v podstate v lete? A protoze sejfy treba jedou v zime na ubytovani skol a lyzarskych vycviku a kdyz tam nikdo neni, tak to proste zavre, takze to relativne slo, ale nedokazu si predstavit vyjednavat v rijnu o ubytku na unor na horach pro 50 lidi.... a pak mu reknu, hmmm, sorry, nic z toho nebude, sezen si jiny hosty.... patrne je sezene, ale obavam se, ze pristi rok by byl stejne vstricny....

[Schreek]

Scratch: Četl si to tu vůbec? Jakej říjen? Ohledně zimního srazu bude mít pořadatel už na začátku září jasno...